Как Перейти на Электронный Документооборот с МГТС

МГТС подключить услугу

Корпорация “Элар” завершила проект по переводу в электронный вид бухгалтерской, технической и правоустанавливающей документации для ПАО “Московская городская телефонная сеть” (МГТС). В “Эларе” отметили, что документы были проиндексированы с применением как автоматических технологий, так и ручного извлечения данных. Эксперты считают, что такие проекты нужны в первую очередь банкам, средним и крупным предприятиям, а также государственным структурам.

Как уточнил вчера представитель компании “Элар”, проект стартовал в начале февраля 2017 г. и предоставляет возможность сканирования, индексирования, формирования PDF-формата. Кроме того, проект имеет привязку к данным.

По словам представителей компании “Элар”, для МГТС отсканировано и переведено в PDF-формат около 80 тыс. Как Перейти на Электронный Документооборот с МГТС, оператор? бухгалтерских документов, 17 тыс. комплектов технической документации и более 20 тыс. правоустанавливающих документов. “Документы были проиндексированы с применением как автоматических технологий, так и ручного извлечения данных. Полученные информационные ресурсы собраны в базы данных Access с наборами привязанных PDF-файлов”, – пояснили в “Эларе”.

“Оцифровка финансовых, технических и правоустанавливающих документов требуется коммерческим и государственным организациям для ускорения доступа к информации и упрощения работы специальных подразделений”, – говорит руководитель отдела аналитики корпорации “Элар” Илья Веригин.

Он отметил, что в настоящее время очень актуальной для заказчиков является комплексная услуга, в которую входят сканирование и индексирование разных типов документов. “Парк оборудования в “Эларе” укомплектован техникой для промышленной оцифровки. Бухгалтерские документы переводятся в электронный вид на скоростных сканерах, дела, не подлежащие расшивке, – на планетарных сканерах, а большеформатная техническая документация оцифровывается на комплексах высококачественного сканирования. При этом мощности таковы, что мы не ограничены в объемах оцифровки”, – говорит Илья Веригин.

По его словам, ежегодное увеличение количества документов у любой организации составляет более 50%. Илья Веригин считает, что обслуживание больших документационных массивов – это серьезные затраты и риски. Комплексные и качественные сервисы по оцифровке и обработке документации являются для компаний действенным инструментом для наведения порядка в документах и существенной экономии.

По мнению руководителя группы решений систем электронного документооборота (СЭД) управления бизнес-решений компании Softline Полины Дуйковой, в основном проект по переводу в электронный вид бухгалтерской, технической и правоустанавливающей документации нужен банкам, средним и крупным предприятиям, для которых бумажный архив в силу его размера и сложности в управлении представляет некоторую проблему, а также государственным структурам. “На мой взгляд, на ближайшие три-четыре года именно госсектор будет двигать вперед рынок программного обеспечения, оборудования и услуг по переводу документов в электронный вид”, – сказала Полина Дуйкова, добавив, что на данный момент в Softline прорабатывается более 10 проектов по переводу документов в электронный вид, среди них нет ни одного оператора связи.

Говоря о выгоде от электронного архива для коммерческих структур в целом, Полина Дуйкова отметила, что, во-первых, архив документов в электронном виде получается компактнее и дешевле в содержании, чем бумажный. Во-вторых, электронный архив лучше структурирован. К тому же электронный архив минимизирует риск потери оригиналов документов. В-третьих, документы из электронного архива можно подвергнуть машинному анализу и на основе этого анализа выявить, например, изменения в строительной документации, которые могут оказаться для компании критическими.

Напомним, что в прошлом году ПАО “Мобильные ТелеСистемы” (МТС) получило паспорт доверенного оператора электронного документооборота Федеральной налоговой службы (ФНС) и запустило услугу по передаче документации в электронном виде для корпоративных клиентов.

Так, корпоративные клиенты МТС могут оперативно перевести всю документацию с партнерами в электронный вид с сохранением ее юридического статуса.

Как отмечала ранее директор по маркетингу и продуктам бизнес-рынка МТС Елена Нечай, с ЭДО от МТС корпоративные клиенты сокращают издержки на документооборот в семь раз. Реальная экономия от внедрения электронного документооборота составляет несколько десятков миллионов рублей.

“Логика бизнеса 2.0 перевела 2600 сотрудников МГТС на новую СЭД

Компания “Логика бизнеса 2.0 (ГК АйТи) завершила проект внедрения новой версии системы электронного документооборота “Логика ECM. СЭД (экс “БОСС-Референт”) на платформе IBM Lotus Notes/Domino в ОАО МГТС. В результате внедрения оптимизированы бизнес-процессы, разработаны новые регламенты, значительно снижены расходы на сопровождение СЭД, и в целом, модель документооборота компании переведена на качественно новый уровень.

Компания “Логика бизнеса 2.0”, входящая в группу компаний АйТи, объявляют об успешном выполнении проекта по внедрению системы электронного документооборота “Логика ECM. СЭД (экс “БОСС-Референт”) на платформе IBM Lotus Notes/Domino.

Руководство МГТС в начале 2012 года приняло решение о построении новой модели документооборота и переходе на передовую автоматизированную систему документационного обеспечения.

Важной причиной замены прежней СЭД стало также требование головной компании (ОАО “МТС”) вести управление документами по корпоративным стандартам. В группе компаний, куда входит МГТС, таким стандартом служит программный продукт “Логика ECM. СЭД (б. БОСС-Референт) на платформе IBM Lotus Notes/Domino, который успешно используется в АФК “Система”, Башнефти, МТС (в СЭД работает более 25 000 сотрудников).

МГТС получила новую, самую последнюю версию решения “Логика ECM. СЭД”, которая включает все современные тренды в области управления корпоративным контентом.

Основной целью проекта было не просто внедрение нового программного продукта, а качественное изменение существующей системы документооборота в компании.

“Мы получили возможность проводить анализ документооборота, путей перемещения документов между департаментами, что гарантирует высокую исполнительскую дисциплину и прозрачность делопроизводства компании, — отмечает Виктор Дурыгин, директор по эксплуатации ИТ МГТС. — В системе электронного документооборота сейчас задействовано до 60% делопроизводства компании, и у руководства появилась новая возможность контролировать процессы делопроизводства 30% персонала МГТС. Наши инвестиции в новую систему, по предварительным оценкам, окупятся в течение двух лет”.

Старт проекту был дан в феврале 2012 года, причем его надо было реализовать в крайне сжатые сроки — за три месяца. Перед ИТ-службой МГТС были поставлены следующие задачи.

  • сокращение затрат на поддержку
  • разработка новых регламентов в соответствии с корпоративной системой управления ОАО “МТС”
  • снятие функциональных ограничений по развитию системы
  • внедрение системы архивации данных
  • миграция данных из прежней системы в новую СЭД

Для реализации проекта была приглашена компания “Логика бизнеса 2.0”, разработчик ECM-системы “Логика ECM. СЭД (экс БОСС-Референт). Основным требованием со стороны заказчика было использование коробочного продукта без излишней кастомизации, что обеспечило бы быстрый запуск в эксплуатацию и реализацию проекта в срок.

Несмотря на жесткие ограничения по времени работы велись по всем проектным технологиям: сначала специалисты “Логики бизнеса 2.0 выполнили обследование и анализ текущего состояния документооборота в компании, затем приступили к настройке и установке СЭД, разработке отчетных форм. На следующем этапе была осуществлена интеграция СЭД с системой управления персоналом SAP HR и службой каталогов ActiveDirectory, после чего началось развертывание системы на местах.

Параллельно с внедрением был запущен процесс обучения пользователей. В учебном центре МГТС оборудовали класс, создали выездную группу обучения, помогающую освоить работу в новой СЭД на местах. Перед запуском системы в опытную эксплуатацию специалистам “Логики бизнеса 2.0 предстояло еще провести миграцию данных из существующей системы документооборота и реализовать изменения в модуле “Канцелярия для формализации обмена документами с гражданами и структурами власти города Москвы.

В результате проекта СЭД создано 2600 автоматизированных рабочих мест по технологии веб-клиента, применена виртуализация на базе VMware, организована работа в кластере, за счет чего удалось существенно сократить расходы на обеспечение функционирования СЭД и техническую поддержку многочисленных пользователей.

Возможности программного продукта “Логика ECM. СЭД позволили оптимизировать внутренние бизнес-процессы, разработать новые регламенты ведения документооборота в МГТС. Кроме того, были запущены линии потокового сканирования документов с использованием технологии штрихового кодирования и, что важно для юридической службы, реализован механизм наложения ЭЦП с соблюдением юридически значимого электронного документооборота.

“Для нашей компании проект оказался крайне интересным: за очень короткий срок было необходимо не только внедрить новую систему, но и выполнить интеграцию с корпоративными системами, — комментирует Мария Каменнова, генеральный директор компании “Логика бизнеса 2.0”. — Совместными усилиями были набраны очень высокие темпы проекта, надо было быстро учиться, осваивать новую СЭД в самый горячий период запуска, причем не в ущерб текущим бизнес-процессам. Проектная команда, составленная из ИТ-специалистов МГТС и лучших практиков “Логики бизнеса 2.0″, успешно провела переход на тиражное специализированное решение с возможностью интеграции, развития и легкого масштабирования, заложив тем самым основательный фундамент для работы компании заказчика”.

В планах развития проекта — выполнить дальнейшую оптимизацию процессов документооборота МГТС, в том числе серьезно сократить количество бумажных писем, служебных записок, приказов и т.д., а также упорядочить нововведения и закрепить правила работы с электронными документами в рамках всей компании.

Как перейти на – ЭДО: пошаговая инструкция

Подключить контрагентов. Если ваши клиенты и партнеры не будут принимать и подписывать электронные документы, все результаты, достигнутые предыдущими шагами, окажутся бесполезными. Поэтому стоит потратить силы и время на то, чтобы донести до контрагентов: получать документы от вас они отныне будут только в электронном виде, более того — у них от этого одни плюсы. Первый вопрос, который возникает: а зачем? Учитывая, что никакого закона о переходе на электронный документооборот не существует, никто не принуждает бизнес отказываться от бумаги, почему нужно это делать? Каковы плюсы и минусы перехода на электронный документооборот? Сравним его с бумажным. Распечатать, подписать, проштамповать — от одного до нескольких дней. В компаниях с объемных исходящим документооборотом ежемесячно по несколько дней этим заняты все сотрудники бухгалтерии. Посмотрите на схему документооборота, которая действует в вашей компании. Сколько задействовано сотрудников, сколько этапов, на каком из них возникают промедления и потери. Проанализируйте ее и переложите в электронный вид так, чтобы избавиться от проблем бумажной цепочки. Для электронного документа всего этого не требуется. Подписать его электронной подписью — минутное дело. В Диадоке можно в один клик подписать разом большое количество документов.

Быстрые документы

Сейчас МГТС отправляет через ЭДО платежные документы за услуги, которые оказывает своим контрагентам. Это счет, счет-фактура, акт выполненных работ и детализация. У электронного документооборота есть потенциал, считает Марина Ковалева. Сейчас компания использует его только для передачи финансовых документов, но с помощью этого сервиса можно передавать любые документы, например, подписать договор. Большая часть документов сегодня создается в электронном виде. Однако, затем их распечатывают на бумаге, сверяют, подписывают, проштамповывают и отсылают почтой, либо оставляют курсировать внутри компании. Документы в пути могут потеряться и не дойти до адресата. К тому же, весь этот процесс отнимает много времени, замедляя работу компании. Все эти проблемы решает электронный документооборот (ЭДО). Это обмен электронными юридически значимыми документами между компаниями: счетами, актами выполненных работ и т. д. Но это не только движение документов через интернет, это, по сути, способ организации работы без использования бумажных носителей, что гораздо удобнее для партнеров и в разы быстрее. Кроме этого, стоимость отправки электронного документа гораздо меньше, чем отправка бумажного почтой. МГТС работает с тремя крупными операторами ЭДО – это системный интегратор “Корус Консалтинг СНГ”, холдинг “Тензор” и разработчик онлайн-сервисов для бухгалтерии и бизнеса “СКБ Контур”. У каждой из компаний есть дополнительные плюсы, например, интеграция с 1С или с системой Сбербанка. Крупные операторы, в свою очередь, сотрудничают с более мелкими операторами – это называется роуминг. Т. е. если клиент подключен к другому оператору, которого нет в списке партнеров МГТС по ЭДО, то компания отправит заявку своему оператору на организацию роуминга. МГТС предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот и получать документы в электронном виде без дублирования на бумаге в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Электронные документы с контрагентами ОАО МГТС предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот (ЭДО) и получать документы в электронном виде без дублирования на бумаге в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации

Использование системы позволит Вам получать и обрабатывать все входящие документы в электронном виде как от ОАО “МГТС”, так и от других поставщиков, работающих в самых разных отраслях. ОАО МГТС предлагает своим клиентам перейти на электронный документооборот (ЭДО) и получать документы в электронном виде без дублирования на бумаге в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации. Электронные документы подписываются квалифицированной электронной подписью и являются равнозначными бумажным с собственноручной подписью. Для работы необходим только компьютер с выходом в интернет и действующая квалифицированная электронная подпись. Для регистрации и дальнейшей работы с документами можно использовать уже имеющуюся электронную подпись (используется для сдачи электронной отчетности) или получить новую. Порядок обмена счетами-фактурами прописан в Приказе Минфина №50н. Обмен электронными документами других типов не подвергается жесткой регламентации со стороны контролирующих органов и осуществляется между российскими компаниями с 2002 года.


ПоддержкаЕсли у Вас остались вопросы или есть жалобы - сообщите оператору

Добавить комментарий